Datenschutzerklärung VR-ImmoService
Stand: 30.03.2026
1. Verantwortlicher
VR-ImmoService Mainfranken GmbH
Marktplatz 2
97070 Würzburg
Telefon: 0931 80992525
E-Mail: info@vr-ism.de
2. Datenschutzbeauftragter
GCS – Geno Corporate Services GmbH
E-Mail: datenschutz@vr-ism.de
3. Hosting und technische Administration
Unsere Website wird bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland gehostet.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und stabilen Bereitstellung unseres Onlineangebots).
Zur technischen Administration und Wartung unserer Website setzen wir die InnoBrain GmbH, Theaterstraße 26, 97070 Würzburg, E-Mail: info@inno-brain.de, als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ein. Ein entsprechender Vertrag zur Auftragsverarbeitung wurde abgeschlossen.
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich innerhalb der Europäischen Union.
4. Server-Logfiles
Beim Aufruf unserer Website werden automatisch folgende Daten verarbeitet:
IP-Adresse
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
Browsertyp und -version
Betriebssystem
Referrer-URL
aufgerufene Seite
HTTP-Statuscode
übertragene Datenmenge
Zweck ist die Gewährleistung der Systemsicherheit und -stabilität.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Speicherdauer: maximal 7 Tage, sofern keine sicherheitsrelevanten Ereignisse eine längere Aufbewahrung erforderlich machen.
5. Cookies und Consent-Management
Wir verwenden eine in die Website integrierte Consent-Lösung (kein Drittanbieter-Consent-Tool), um Ihre Einwilligungen für bestimmte Kategorien (z. B. Analytics und Embeds) einzuholen, zu verwalten und zu dokumentieren.
Der Consent-Banner bietet die Optionen „Alle akzeptieren“, „Auswahl speichern“ und „Alle ablehnen“ sowie die Kategorien „Funktional“, „Analytics“ und „Embeds“.
Die technisch notwendige Speicherung Ihrer Auswahl erfolgt über lokale Speichermechanismen (z. B. Cookies und/oder LocalStorage). Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
Einwilligungsstatus (inkl. gewählter Kategorien)
Zeitstempel der Einwilligung
Browserinformationen (z. B. User-Agent)
(gekürzte bzw. anonymisierte) IP-Adresse, soweit technisch erforderlich
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Nachweispflicht nach Art. 7 DSGVO) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer nutzerfreundlichen und rechtskonformen Einwilligungsverwaltung).
Speicherdauer: 12 Monate (oder bis zur erneuten Auswahl/Änderung über den Banner).
Technisch notwendige Cookies werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO eingesetzt.
6. Webanalyse – Fathom Analytics
Wir nutzen Fathom Analytics (Conva Ventures Inc.) zur anonymisierten Reichweitenmessung und statistischen Auswertung der Nutzung unseres Onlineangebots.
Fathom Analytics wird im Standardmodus betrieben (cookieless, ohne IP-Speicherung). Nach Angaben des Anbieters werden keine personenbezogenen Daten verarbeitet und es erfolgt keine Bildung personenbezogener Nutzerprofile.
Die Verarbeitung erfolgt auf EU-Infrastruktur. Soweit ausnahmsweise eine Verarbeitung in Kanada erfolgt, besteht für kommerzielle Organisationen in Kanada ein Angemessenheitsbeschluss gemäß Art. 45 DSGVO.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer statistischen Analyse zur Optimierung unseres Webangebots).
Hinweis: Obwohl technisch nicht erforderlich, binden wir Fathom Analytics vorsorglich erst nach Ihrer Einwilligung über unsere Consent-Lösung ein.
7. Immobilienverwaltungssystem – onOffice
Wir nutzen die onOffice GmbH als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO zur Verwaltung von Immobilien- und Interessentendaten.
Ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag wurde abgeschlossen.
Die Verarbeitung erfolgt innerhalb der Europäischen Union.
8. Microsoft 365
Wir nutzen Microsoft 365 (z. B. für E-Mail, Zusammenarbeit und Videokonferenzen).
Anbieter ist Microsoft Ireland Operations Ltd. Personenbezogene Daten können in diesem Zusammenhang an Microsoft übermittelt werden. Eine Verarbeitung kann auch in den USA erfolgen. Wir haben mit Microsoft entsprechende vertragliche Regelungen (Auftragsverarbeitung) abgeschlossen. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework bzw. geeigneter Garantien.
9. Partnerplattform Immobilie1
Sofern Sie ausdrücklich einwilligen, werden Ihre personenbezogenen Daten an Immobilie1 als eigenständig Verantwortlichen übermittelt.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
10. DIGIDOMO Wohnungsnavigator (DIGITABULA)
Auf unserer Website ist ein interaktiver Wohnungsnavigator eingebunden, der technisch über einen iFrame von DIGITABULA (www.digitabula.de / www.digidomo.de) bereitgestellt wird.
Zwischen der VR-ImmoService Mainfranken GmbH und DIGITABULA besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
Beim Aufruf des Wohnungsnavigators werden technisch erforderliche Daten (z. B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Browserinformationen) verarbeitet, um die Anwendung ordnungsgemäß darzustellen und die Systemsicherheit zu gewährleisten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Sofern Sie über den Wohnungsnavigator eine Anfrage stellen, werden die von Ihnen eingegebenen personenbezogenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Anschrift, Telefonnummer sowie Angaben zum Wohnungswunsch und ggf. weitere freiwillige Angaben) zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Vertragsanbahnung verarbeitet.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Die technische Bereitstellung und der Versand der Anfragen erfolgen über Server in Deutschland (Hosting bei Hetzner Online GmbH). Eine Übermittlung in Drittstaaten findet nicht statt.
Die übermittelten Daten werden bei uns gespeichert, solange das jeweilige Projekt vermarktet wird bzw. bis Sie die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
11. Karten- und Bewertungsdienste
Mapbox (USA) wird erst nach Ihrer Einwilligung über das Consent-Gate geladen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Eine Datenübermittlung in die USA erfolgt – sofern einschlägig – auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework (sofern der Anbieter zertifiziert ist) oder andernfalls auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO (insbesondere Standardvertragsklauseln).
Google Places (Bewertungen) wird serverseitig abgefragt. Dabei werden nach aktuellem Stand keine personenbezogenen Daten von Website-Besuchern an Google übermittelt (insbesondere keine IP-Adresse des Besuchers), da die Abfrage durch unseren Server erfolgt.
Sofern im Einzelfall dennoch eine Einbindung clientseitig erfolgt, wird diese erst nach Ihrer Einwilligung über das Consent-Gate geladen; Rechtsgrundlage ist dann Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
12. YouTube
YouTube-Videos werden im erweiterten Datenschutzmodus eingebunden und erst nach Ihrer Einwilligung über das Consent-Gate geladen.
Anbieter ist Google Ireland Ltd. / Google LLC.
Beim Abspielen können personenbezogene Daten wie IP-Adresse, Nutzungsdaten und Cookie-Informationen verarbeitet werden.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Eine Datenübermittlung in die USA erfolgt – sofern einschlägig – auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework (sofern der Anbieter zertifiziert ist) oder andernfalls auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO (insbesondere Standardvertragsklauseln).
13. Social Media Links
Unsere Website enthält Links zu sozialen Netzwerken.
Beim bloßen Besuch unserer Website erfolgt keine Datenübermittlung an diese Plattformen. Erst beim aktiven Anklicken der Links erfolgt eine Verarbeitung durch den jeweiligen Anbieter in eigener Verantwortlichkeit.
14. Kontaktaufnahme (inkl. Karriere-Anfrage)
Bei Kontaktaufnahme verarbeiten wir folgende Daten (je nach Formularvariante):
Anrede
Vor- und Nachname
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Anschrift (optional)
Objektangaben bzw. Anliegen
Nachrichtentext
Für Karriere-Anfragen (Kontaktformular-Variante) werden die von Ihnen eingegebenen Daten unmittelbar an unser Immobilienverwaltungssystem (onOffice) übermittelt. Eine Speicherung der Formulardaten auf der Website erfolgt nach aktuellem Stand nicht über die für die technische Übertragung erforderliche Verarbeitung hinaus.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung/vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, sofern eine Einwilligung eingeholt wird.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
15. Identifizierungspflichten nach dem Geldwäschegesetz (GwG)
Gemäß §§ 10 ff. GwG sind wir verpflichtet, Vertragspartner zu identifizieren.
Hierbei werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:
Name
Geburtsdatum
Geburtsort
Staatsangehörigkeit
Anschrift
Ausweisdaten
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Die Aufbewahrungsfrist beträgt 5 Jahre gemäß § 8 GwG.
16. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten für die Dauer der Geschäftsbeziehung.
Darüber hinaus unterliegen wir handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten von bis zu 10 Jahren.
Zur Wahrung von Provisionsansprüchen speichern wir Daten bis zu 13 Monate nach Leistungserbringung.
Nach Ablauf gesetzlicher Fristen werden die Daten gelöscht.
17. Betroffenenrechte
Sie haben das Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO, Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO, Löschung gemäß Art. 17 DSGVO, Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO, Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO, Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO sowie Widerruf erteilter Einwilligungen.
Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
Zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 27, 91522 Ansbach.
18. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
19. Weitere Dienste und Funktionen
Nach aktuellem Stand werden auf unserer Website keine Newsletter-Funktionen, kein Kundenkonto/Login und keine Terminbuchung eingesetzt.
Externe Fonts oder Content-Delivery-Networks (CDNs) werden nicht verwendet; alle Ressourcen werden self-hosted ausgeliefert.
Es wird kein Spam-Schutz wie Google reCAPTCHA eingesetzt.
Tracking-Pixel (z. B. Facebook/Meta, LinkedIn oder ähnliche) werden nach aktuellem Stand nicht eingesetzt.